Удалённые лиды в Битрикс24: где искать и как восстановить

Сначала проверьте, действительно ли лид удалён

Откройте список лидов и проверьте условия поиска. Уберите ограничения по ответственному, дате и статусу, затем попробуйте найти клиента по телефону или электронной почте. Для диагностики полезнее точный контакт, чем название вроде «Заявка с сайта»: одинаковых названий может быть много.

Если карточка не находится, передайте администратору всё, что о ней известно: имя клиента, контактные данные, приблизительную дату обращения, старую ссылку. Попросите выполнить поиск со своей учётной записи и проверить права доступа. Это поможет отделить проблему видимости от потери данных.

Представим, что менеджер вчера работал с обращением, а сегодня не видит его среди своих лидов. Перед созданием новой карточки стоит выяснить, не передали ли обращение коллеге и не продолжилась ли работа с клиентом в другой записи. Иначе к первоначальной проблеме добавится дубль.

Где найти удалённые лиды в Битрикс24

В корзине задайте тип «Лид» и период удаления. При необходимости уточните пользователя, удалившего запись, или её ID. Администратор видит все удалённые элементы, сотрудник — только удалённые им самим. Справка о корзине CRM.

Не путайте дату обращения с датой удаления. Если клиент оставил заявку весной, а базу чистили вчера, искать нужно среди вчерашних удалений. Начните с предполагаемого периода очистки и расширяйте его, если результат пустой.

Если известно о массовой ошибке, временно остановите последующие очистки и сохраните условия, по которым отбирали записи. Для разбора ситуации полезно знать не только имя пропавшего клиента, но и границы всей затронутой выборки.

Как восстановить удалённый лид и проверить результат

В меню найденной записи нажмите «Восстановить» и дождитесь уведомления. Учтите два нюанса: восстановленный элемент получает новый ID, а удалённые связанные дела нужно возвращать после самого элемента. Справка о корзине CRM.

После этого найдите карточку в CRM и проверьте, можно ли продолжать работу с клиентом: указаны ли нужные контакты, верный ответственный и актуальный статус. Отдельно просмотрите предстоящие договорённости — кому и когда нужно позвонить, какое предложение отправить. Цель проверки — убедиться, что обращение снова можно обрабатывать.

Если ссылку на лид сохраняли в рабочем документе или внешней системе, обновите её. Когда интеграция использует идентификатор карточки, передайте новый ID её администратору и попросите проверить связь. Не стоит считать восстановление завершённым только потому, что запись появилась в списке.

Почему лида нет в корзине

Попросите администратора проверить настройки: для отдельных типов элементов CRM корзину можно отключить. Также запись могли окончательно удалить. После стандартного срока хранения автоматическая очистка идёт по 100 элементов в день, поэтому отдельные записи остаются дольше; рассчитывать на это как на дополнительный срок восстановления не стоит. Справка о корзине CRM.

Дальнейший путь зависит от масштаба потери и от того, какие сведения удалось сохранить.

Создать карточку повторно и восстановить прежнюю запись — разные задачи. Телефон и имя позволяют связаться с клиентом, но сами по себе не возвращают контекст переговоров. Если восстанавливаете сведения вручную, отделяйте подтверждённые договорённости от предположений.

Можно ли вернуть лиды, если корзина уже очищена

Для облачного Битрикс24 можно обсудить с поддержкой восстановление из резервной копии. По официальной справке, копии создаются ежедневно и хранятся семь дней; наличие подходящей копии и доступность операции на тарифе проверяет поддержка. Запрос отправляет администратор. Справка о восстановлении данных.

Откат возвращает весь портал к выбранной дате, а изменения после неё удаляются. Это затронет работу всех сотрудников, поэтому для одного потерянного обращения последствия могут оказаться серьёзнее самой потери. Справка о восстановлении данных.

Допустим, лид удалили утром, а за день команда получила новые заявки и внесла результаты переговоров. Прежде чем соглашаться на откат, нужно оценить и эти изменения. В обращении в поддержку опишите объём потери и нужный период; решение принимайте после уточнения последствий и порядка сохранения актуальных сведений.

Для коробочной версии обсудите доступные резервные копии и процедуру восстановления с администратором вашей установки. Не переносите на неё условия облачного сервиса автоматически.

Как чистить CRM, чтобы реже приходилось восстанавливать лиды

После возврата нужных обращений стоит пересмотреть критерии очистки. Формулировка «удалим всё старое» слишком широкая: дата создания ничего не говорит о том, завершена ли работа с клиентом. Старое обращение может оставаться актуальным, а вчерашняя тестовая заявка уже не нужна.

Перед удалением сформулируйте правило словами: какие обращения больше не представляют ценности и почему. Затем переведите его в условия отбора и проверьте несколько карточек из результата, особенно записи на границе выбранного периода. Если среди них есть клиент с незавершённой договорённостью, критерии нужно уточнить.

Полезно сверять и объём выборки. Если вы ожидали несколько десятков записей, а получили несколько тысяч, остановитесь и проверьте фильтр. Такое расхождение — повод разобраться до запуска операции.

Для регулярной очистки мы разрабатываем клинер — приложение для удаления ненужных лидов и сделок в Битрикс24 по фильтрам. Перед использованием нужно согласовать правила отбора и проверить доступные возможности. Восстановление уже удалённых данных зависит от механизмов самого Битрикс24.

Порядок отбора разобран в инструкции как удалить старые лиды в Битрикс24 за выбранный период. Если сама операция завершается ошибкой, начните с диагностики: почему не удаляется лид в Битрикс24.