Дебиторская задолженность в Битрикс24: что контролировать руководителю
Как собрать список обязательств клиентов, отделить будущие оплаты от просроченных и превратить цифры CRM в поручения с проверяемым результатом.
На планёрке менеджер говорит: «Клиент обещал заплатить», а в карточке стоит крупная сумма сделки. Из этого ещё не ясно, сколько денег ожидается сегодня, какая часть уже получена и кто должен проверить результат. Начните с конкретных обязательств клиента и их сроков — тогда обсуждение заканчивается поручением, которое можно проверить.
Что включить в список задолженности
В рабочем списке должны быть суммы, для которых известны основание и действующие условия оплаты. Свяжите обязательство с клиентом, договором или документом и карточкой CRM. Если цена, состав заказа или сроки изменились, сначала сверяйте актуальные условия.
Неоплаченный остаток планируемой продажи не устанавливает бухгалтерскую дебиторскую задолженность сам по себе. В CRM могут одновременно находиться ожидаемые авансы, будущие этапы работ и уже возникшие требования к клиенту. Согласуйте с финансовым ответственным, какие подтверждённые обязательства входят в ваш список. Для сверки с бухгалтерией понадобятся первичные документы и принятые правила учёта.
Далее разберём управленческий реестр платежей клиентов: как понять, что уже должно было поступить, что ожидается позже и какие строки требуют уточнения. Стадия продажи и сумма карточки полезны как контекст, но расчёт строится по обязательствам и факту оплаты.
С чего начать проверку в Битрикс24
Если используете счета CRM, отберите их по полю «Срок оплаты» и проверьте состояние каждой найденной записи. В сделках есть отдельный фильтр «Статус оплаты». Доступность поиска и фильтров зависит от тарифа; сначала проверьте возможности вашего портала. Описание фильтров сделок и счетов.
Для просмотра счетов по датам откройте CRM → Продажи → Счета → Сроки. В этом режиме карточки расположены по сроку оплаты; общих денежных сумм колонок нет. Как устроен режим «Сроки».
Перетаскивание карточки в «Сроках» меняет дату в поле «Срок оплаты». Используйте его для согласованного изменения срока, сохранив основание; для поиска нужных счетов достаточно просмотра и фильтра.
Когда клиент платит через штатную оплату, проверяйте соответствующий заказ в таймлайне. Просмотр страницы и успешная оплата — разные события. Статус одного заказа не подтверждает полноту всех поступлений по договору. Где видны статусы оплаты.
Не ограничивайте список только сделками в работе или созданными в этом месяце: обязательства по более старым и завершённым продажам могут оставаться непогашенными. Проверьте состав выборки и права просмотра CRM. Итог руководителя должен охватывать согласованный круг клиентов, а не только доступные ему случайные карточки.
Какие данные нужны для расчёта
Удобная единица реестра — отдельное платёжное обязательство с датой. У одной сделки их может быть несколько. Сохраняйте ID клиента, сделки и обязательства, основание, валюту, первоначальную сумму и действующий срок. Рядом нужны погашенная часть, остаток, ответственный и время последней сверки.
Каждое поступление связывайте с источником и устойчивым идентификатором операции, а затем распределяйте по обязательствам. Если платёж закрывает несколько этапов или сделок, запишите суммы распределения: одну и ту же оплату нельзя целиком вычесть несколько раз. Правило распределения согласуйте заранее, неоднозначные записи разбирайте вручную.
Отдельно учитывайте реальные возвраты, исправления дублей и изменения стоимости. Суммы разных валют ведите раздельно либо применяйте заранее определённое правило пересчёта. Способ ведения отдельных поступлений и ручных итогов CRM разобран в инструкции о частичной оплате в Битрикс24.
Если срок не установлен или источник денег ещё не проверен, покажите строку как требующую уточнения. Не включайте её в подтверждённую просрочку и не прячьте среди будущих оплат. Такая очередь на сверку нужна руководителю вместе с денежными итогами.
Почему 108 000 ₽ остатка — не 108 000 ₽ просрочки
Рассмотрим учебный список на 12 октября 2026 года. Все суммы — в RUB, условия подтверждены, возвратов и спорных операций нет. В компании сверены три условные сделки; это пример расчёта, не данные клиента TrueTell.
По D-1042 стоимость — 120 000 ₽, подтверждённо получено 72 000 ₽. Оставшиеся 48 000 ₽ должны поступить 20 октября. По D-1181 согласованы два обязательства: 70 000 ₽ со сроком 5 октября и 20 000 ₽ со сроком 25 октября. Полученные 30 000 ₽ зачтены именно в первое обязательство: по нему осталось 40 000 ₽.
На телефоне прокрутите таблицу вправо, чтобы увидеть все суммы и сроки.
| Сделка | Стоимость | Получено | Остаток | Непогашенные сроки |
|---|---|---|---|---|
| D-1042 | 120 000 ₽ | 72 000 ₽ | 48 000 ₽ | 48 000 ₽ — 20.10; срок впереди |
| D-1181 | 90 000 ₽ | 30 000 ₽ | 60 000 ₽ | 40 000 ₽ — 05.10; 20 000 ₽ — 25.10 |
| D-1210 | 50 000 ₽ | 50 000 ₽ | 0 ₽ | Непогашенных платежей нет |
Общая стоимость — 260 000 ₽, поступления — 152 000 ₽, непогашенный остаток — 108 000 ₽. Срок прошёл только у 40 000 ₽ по D-1181. Ещё 68 000 ₽ ожидаются позже: 48 000 ₽ по D-1042 и 20 000 ₽ по D-1181. По D-1210 обязательства оплачены полностью.
Задача руководителя — назначить действие по просроченному обязательству D-1181 и сохранить контроль будущих сроков. Если отметить все 60 000 ₽ этой сделки как просрочку, в разговор попадёт сумма, которую клиент пока не обязан перечислять по условиям примера.
Отрицательный расчётный остаток разберите отдельно: это может быть переплата, ошибочное распределение или устаревшая стоимость. Не заменяйте его нулём без объяснения и не уменьшайте им автоматически остаток другой сделки. Для переноса оплаты между обязательствами нужно проверенное основание.
Как превратить просрочку в поручение
За подтверждение поступлений отвечает назначенный сотрудник финансовой службы или другой согласованный владелец данных. Менеджер ведёт коммуникацию с клиентом. Руководитель разбирает отклонения и проверяет, что по каждой выбранной строке есть действие с исполнителем и сроком.
Поручение должно описывать результат. Для D-1181, например: «Сверить непогашенные 40 000 ₽ по обязательству со сроком 5 октября; связаться с клиентом; сохранить ответ и дату следующей проверки». Срок выполнения этого поручения — отдельная дата, он не заменяет срок оплаты.
Задачу можно создать из карточки сделки: в таймлайне выберите «Задача», укажите описание, исполнителя и крайний срок. Работа с задачами в CRM.
Учитывайте поведение задач при закрытии CRM. В текущей справке Битрикс24 указано: незавершённые задачи могут завершиться вместе с лидом или сделкой. Для сделки предусмотрен контроль после завершения, при котором задача переходит в «Ждёт контроля». Проверьте настройку и сохранение нужного поручения, если работа по оплате продолжается.
Ответ клиента «оплатим в пятницу» сохраните рядом с действующим сроком. При согласованном изменении условий зафиксируйте основание и обновите реестр. После сообщения «платёж отправлен» нужна повторная сверка источника: завершение звонка или задачи не погашает обязательство.
Что оставить на экране руководителя
Для первого разбора достаточно подтверждённого непогашенного остатка, его просроченной части, ближайших будущих обязательств и числа строк на уточнение. Покажите дату среза и последней успешной сверки. По каждой сумме нужен переход к обязательствам, сделкам и основаниям расчёта.
Число клиентов, сделок и платёжных обязательств — разные показатели. В примере одна сделка D-1181 содержит два непогашенных срока. Выберите единицу подсчёта и подпишите её; иначе менеджеры будут спорить о количестве долгов, хотя смотрят на одни записи.
Начинайте рабочий разбор с подтверждённых просроченных сумм и несверенных записей, затем смотрите ближайшие сроки. Для каждой выбранной строки фиксируйте действие и дату повторной проверки. Если платёж уже поступил, сначала обновите источник и распределение, после этого пересчитайте итог.
Для будущих оплат нужен другой разрез: ожидаемые поступления по датам. В сравнении календаря в CRM и финансового календаря компании разбираем, когда к клиентским срокам нужно добавить выплаты и доступные деньги.
Другие показатели отдела продаж рассматриваем в материале о дашборде руководителя. Для проверки суммы успешных сделок есть инструкция по отчётам продаж. Итоги продаж и фактически полученные деньги должны иметь свои определения и источники.
Когда потребуется отдельный инструмент
Ручной реестр подходит, пока назначенный сотрудник успевает сверять операции и поддерживать одинаковые итоги. Когда много сделок с несколькими сроками, распределениями и исправлениями, сформулируйте требования к автоматизации: история изменений, понятные остатки, детализация до источника, доступы и проверяемое обновление.
TrueTell разрабатывает «График платежей» для Битрикс24. На момент подготовки статьи текущая поставка 0.3.2 показывает сохранённый график доступной сделки, даты, суммы и расхождение с CRM. Учёт поступлений, остатки, просрочки, общий отчёт и календарь предусмотрены планом разработки. Эти финансовые действия пока не доступны в текущей поставке.
До запуска продукта можно обсудить свой процесс: где подтверждаются деньги, как они распределяются и какие действия нужны руководителю. Автоматическую банковскую сверку, готовые уведомления или полноценный отчёт о задолженности нельзя считать доступными только по названию приложения.
Частые вопросы
Можно ли считать задолженность по сумме сделок в Битрикс24?
Сумма сделки сама по себе не показывает, сколько клиент должен оплатить и когда. Для рабочего контроля нужны действующие обязательства, подтверждённые поступления с распределением по ним и согласованные сроки. Сверяйте данные CRM с платёжными и первичными документами; управленческий остаток не заменяет бухгалтерский расчёт дебиторской задолженности.
Как найти просроченные оплаты в Битрикс24?
Если используете счета CRM, начните с фильтра «Срок оплаты» и проверьте состояние найденных счетов. Для оплаты по этапам рассчитайте непогашенную часть каждого обязательства со сроком, который уже прошёл. Статус оплаты, просроченное дело или открытая стадия сделки по отдельности не дают полного списка долгов.
Весь остаток сделки считается просроченным?
Нет. В примере статьи из остатка 60 000 ₽ по одной сделке просрочены 40 000 ₽, а ещё 20 000 ₽ должны поступить позже. Если срок части обязательств не установлен или не подтверждён, покажите её отдельно как требующую уточнения. Не относите неизвестную дату к будущим платежам.
Как учитывать обещанную клиентом дату оплаты?
Сохраните обещанную дату и договорённость рядом с действующим сроком обязательства. Если стороны согласовали изменение срока, зафиксируйте основание и обновите данные по принятому в компании порядку. Простое перемещение карточки или новая дата задачи не должны скрывать прежние условия и историю проверки.
Задача менеджера завершена. Это означает, что клиент оплатил?
Нет. Задача фиксирует поручение и его результат. Получение денег проверяйте по подтверждённому источнику и распределению поступления. В Битрикс24 закрытие сделки может завершать незавершённые связанные задачи; проверьте настройку контроля после завершения, если работа по оплате продолжается.
Можно ли автоматически получить отчёт о долгах в «Графике платежей» TrueTell?
На момент подготовки статьи текущая поставка 0.3.2 работает в режиме просмотра сохранённого графика доступной сделки. Учёт поступлений, расчёт задолженности и просрочки, общий отчёт и календарь ещё предусмотрены планом разработки. Они пока не доступны как готовые финансовые действия; автоматическая банковская сверка этой версией не подтверждена.