Дашборд руководителя в Битрикс24: какие показатели и графики выбрать
Как выбрать показатели и графики для руководителя продаж, проверить расчёты и определить подходящий способ реализации дашборда.
На планёрке мало увидеть итог продаж. Руководителю нужно понять, какие сделки его сформировали, где результат расходится с планом и какое действие стоит назначить команде. С этого и начните проектирование панели.
Какие решения должен поддерживать дашборд
Руководителю отдела продаж нужен путь от общего результата к конкретной проблеме. Например, сумма успешных сделок снизилась. Следующий вопрос — в каком направлении и у каких сотрудников произошло изменение. Затем нужно открыть соответствующие сделки и понять, что можно сделать: уточнить предложение, пересмотреть распределение клиентов или разобрать затянувшиеся переговоры.
Поэтому для каждого показателя полезно заранее определить решение, которое он помогает принять. Если число растёт или падает, что именно будет проверять руководитель? Показатель без понятного продолжения быстро превращается в справочную цифру, которую открывают перед совещанием.
У директора компании и руководителя отдела могут быть разные панели. Первому нужны результаты направлений и связь продаж с деньгами и расходами. Второму — результат команды и состояние её сделок. Разделение этих задач помогает оставить на первом экране только необходимые данные.
Какие показатели включить в дашборд Битрикс24
Ниже — предлагаемый стартовый набор для отдела продаж. Это состав управленческой панели, который нужно адаптировать к вашему процессу; он не является названием одного готового отчёта Битрикс24.
| Показатель | Как определить для первой версии | Что проверять при отклонении |
|---|---|---|
| Сумма успешных сделок | Сумма сделок с успешным результатом, завершённых за выбранный период, в сопоставимой валюте | Направления, сотрудники и отдельные крупные продажи |
| Количество успешных сделок | Число уникальных сделок в той же выборке | Изменение числа продаж и зависимость итога от крупных заказов |
| Выполнение плана | Факт и цель по одной величине: сумме или числу успешных сделок | Какие направления или сотрудники отстают от согласованного плана |
| Доля выигранных среди закрытых | Успешные / (успешные + проигранные) × 100%, по уникальным сделкам с завершением за период | Причины проигрышей и состав закрытых сделок |
| Новые сделки | Число уникальных сделок, созданных за период | Направления и источники, по которым меняется поступление новых сделок |
| Сделки в работе по стадиям | Количество и сумма открытых сделок на момент обновления данных | Где скопились записи и какие из них требуют разбора |
Денежный показатель подпишите точно. Сумма успешных сделок отражает сведения CRM и сама по себе не подтверждает поступление денег или прибыль. Если руководитель контролирует оплаты, ему нужен отдельный показатель из соответствующего источника.
Для выполнения плана также необходимы одинаковые единицы. Цель по количеству продаж нельзя сопоставлять с денежной суммой. В штатном «Плане продаж» Битрикс24 предусмотрены цели по сумме или числу успешных сделок; доступность функции нужно проверить для своего портала.
Как не перепутать разные виды конверсии
Доля выигранных среди закрытых отвечает на вопрос, какая часть завершённых сделок закончилась успешно. Для предложенной метрики числитель и знаменатель относятся к одному периоду завершения. Если закрытых сделок нет, покажите «Нет данных», а не нулевую долю выигрышей.
Другой вопрос — сколько сделок, созданных в определённом месяце, со временем завершились продажей. Здесь нужно следить за одной группой сделок с момента создания, включая те, которые пока находятся в работе. Эти два расчёта нельзя сравнивать как один показатель. Название «Конверсия» без пояснения оставляет слишком много места для разного толкования.
Какие графики помогают читать результат
Тип графика выбирайте по вопросу руководителя. Динамику во времени удобнее показывать линией, группы сравнивать столбцами, а причины отклонения разбирать в таблице с исходными записями. Крупное число подходит для текущего итога, если рядом указаны период и единица измерения.
Линия для динамики продаж
На линии можно показать сумму успешных сделок по дням, неделям или месяцам. Выберите детализацию, на которой различимо изменение: при редких крупных продажах дневной график может состоять из отдельных всплесков и плохо объяснять работу отдела.
Сопоставляйте периоды одинаковой длительности или явно обозначайте неполный период. Результат текущего месяца до сегодняшнего дня и итог полного прошлого месяца отвечают на разные вопросы. Если добавляете плановую линию, заранее согласуйте, как цель распределяется внутри месяца: равномерное распределение подходит не каждому процессу продаж.
Столбцы для сравнения менеджеров и направлений
Столбчатая диаграмма помогает увидеть различие по одному показателю. Например, сравнить сумму успешных сделок сотрудников за месяц. Для двух денежных величин — плана и факта — удобно поставить столбцы рядом, сохранив одинаковые единицы.
Рядом с рейтингом сотрудников полезно оставить количество успешных сделок и контекст их работы. Несколько крупных клиентов могут заметно изменить денежный результат. Сам график ещё не объясняет, насколько сопоставимы клиентские базы, направления и распределение обращений.
Таблица для проверки причин
Когда требуется разобраться в отклонении, оставьте таблицу с ID сделки, ответственным, стадией, суммой и датами, которые используются в расчёте. Предусмотрите переход к карточке CRM или другой способ найти исходную запись.
Переход по клику на график зависит от конкретного отчёта и его настройки. Если его нет, добавьте связанную детализацию. Руководитель должен иметь возможность проверить, какие сделки сформировали итог.
Что выбрать для дашборда руководителя
CRM-аналитика, BI Конструктор и внешняя BI-система решают разные задачи настройки и сопровождения. Сначала проверьте, хватает ли готовых отчётов. Более сложный инструмент оправдан конкретным требованием: своей формулой, необходимым источником данных или общими правилами отчётности компании.
| Подход | Когда его рассмотреть | Что проверить заранее |
|---|---|---|
| Штатная CRM-аналитика | Нужно посмотреть результат менеджеров, динамику, воронку и выполнение плана по доступным готовым отчётам | Смысл показателей, фильтры, доступность функций и ограничения портала |
| BI Конструктор Битрикс24 | Нужны собственные диаграммы, наборы данных и правила расчёта внутри Битрикс24 | Доступные источники, условия тарифа, права, обновление данных и ответственный за отчёт |
| Внешняя BI-система | В компании уже есть общая BI-среда либо требования к модели данных и сопровождению удобнее реализовать в ней | Способ получения данных, доступы, обновление, затраты и поддержку интеграций |
В CRM-аналитике есть готовые отчёты для проверки продаж. Порядок работы с ними разобран отдельно в статье «Отчёты по продажам в Битрикс24».
В BI Конструкторе можно создавать свои отчёты и дополнять их графиками и таблицами. Начать удобно с копии подходящего системного отчёта: оригинал напрямую не редактируется. Сначала проверьте его расчёты, затем добавляйте нужные разрезы. Как создавать отчёты в BI Конструкторе.
Несколько источников данных не означают, что обязательно нужна внешняя BI-система. BI Конструктор поддерживает внешние базы MySQL, PostgreSQL и ClickHouse. Подключение требует настройки, а порядок отличается для облачной и коробочной версий. Сравните способы работы с вашими источниками, прежде чем выбирать отдельную платформу.
Как проверить расчёты и фильтры
Для каждого показателя запишите короткое определение: что считаем, какие записи включаем, какую дату используем, какие воронки и сотрудники входят в выборку. Это правило понадобится и автору отчёта, и руководителю, который оценивает результат.
У разных показателей могут быть разные основания по времени. Новые сделки отбираются по созданию, завершённые продажи — по согласованной дате завершения. Сделки в работе показывают состояние на момент обновления. Если ко всем трём графикам без проверки применить фильтр «созданы в этом месяце», из открытой воронки могут исчезнуть более старые сделки.
Для сравнения прошлого состояния воронки с текущим нужна подходящая история изменений или сохранённые снимки. Список сегодняшних открытых сделок сам по себе не показывает, какой была воронка месяц назад.
Отдельно проверьте повторяющиеся строки. При добавлении товарных позиций одна сделка может встречаться несколько раз. Для числа продаж нужны уникальные ID, а полную сумму сделки нельзя повторно складывать по каждой товарной строке. Если анализируются товары, определите другой показатель — сумму самих позиций.
Для денежных итогов согласуйте валюту и способ сопоставления. У показателей с процентами должен быть понятен знаменатель; для пустой выборки и нулевого плана нужны осмысленные состояния. Ошибка загрузки также должна отличаться от ситуации, когда подходящих сделок нет.
Прежде чем использовать панель на совещании, сверьте итоговые значения с исходными записями, а несколько пограничных сделок проверьте отдельно: созданную до выбранного месяца, закрытую в последний день периода и содержащую несколько товаров. Проверьте часовой пояс, состав команды и действие фильтров на каждом графике.
Обновление данных и права доступа
На дашборде полезно показывать период расчёта и время последнего успешного получения данных. Свежая дата открытия страницы ещё не означает, что в отчёте учтено последнее изменение CRM.
По документации Битрикс24 об обновлении BI-отчётов, после получения данных BI Конструктор использует кеш в течение часа. Для срочного обновления предусмотрена команда в общих настройках; её повторная доступность отображается в интерфейсе. При разборе недавней сделки сначала проверьте свежесть данных.
Настройку доступа к отчётам проверяйте отдельно. В BI Конструкторе права назначаются на группы отчётов, а возможность их настройки зависит от тарифа. Проверьте под учётными записями разных ролей, какие отчёты и данные доступны руководителю, аналитику и менеджеру. Убедитесь, что ограничения сохраняются при изменении фильтров и открытии детализации.
Как использовать панель на рабочем разборе
Начните с результата и плана, затем выберите отклонение, которое требует объяснения. Перейдите к направлению или сотруднику, откройте соответствующие сделки и зафиксируйте действие с ответственным и сроком проверки.
Например, сумма продаж почти не изменилась, а успешных сделок стало меньше. Это повод проверить, не сформирован ли итог несколькими крупными заказами, и посмотреть поступление новых сделок. Само сочетание показателей ещё не устанавливает причину: её нужно искать в деталях.
Если руководителю важен следующий разрез — какие товары и клиенты формируют продажи, — его можно вынести в отдельный отчёт. На странице «Рейтинг продаж» TrueTell описаны рейтинги товаров и клиентов, динамика и ABC-анализ. Продукт готовится к запуску; условия подключения обсуждаются отдельно.
Когда одни и те же правила расчёта нужны нескольким подразделениям, полезно согласовать общую модель показателей. Как данные разных систем связываются для анализа, объясняет материал «BI-аналитика: что это простыми словами».
Частые вопросы
Сколько показателей должно быть на первом экране
Оставьте показатели, которые руководитель использует для конкретных решений. Предложенные шесть метрик — отправная точка для обсуждения, а не обязательный стандарт. Дополнительный график имеет смысл, если он отвечает на новый вопрос.
Можно ли обойтись без BI Конструктора
Да, если готовых отчётов CRM-аналитики достаточно для вашей задачи. Собственный дашборд стоит рассматривать, когда нужны иные расчёты, разрезы или порядок работы с данными. Проверка стандартных отчётов помогает точнее сформулировать эти требования.
Почему конверсия отличается в двух отчётах
В отчётах могут отличаться наборы сделок, даты и знаменатели. Доля успешных среди закрытых за месяц и доля успешных среди созданных в этом месяце описывают разные группы. Прежде чем сравнивать проценты, сверяйте определение показателя и выборку.
Будет ли дашборд обновляться сразу после изменения сделки
Это зависит от инструмента и способа получения данных. В BI Конструкторе применяется часовой кеш после получения данных, поэтому изменения могут появиться с задержкой. Для рабочего разбора проверяйте время последнего обновления и доступность ручного обновления.
Нужно ли показывать количество звонков и задач
Добавляйте их, если по этим данным руководитель проверяет конкретный процесс: обработку обращений, соблюдение договорённостей или нагрузку. Число действий само по себе не определяет качество продаж. Для выводов его нужно сопоставить с результатом и условиями работы.
Можно ли объединить CRM с данными из других систем
Да, при наличии подходящего способа подключения и правил сопоставления данных. BI Конструктор поддерживает внешние базы, а внешняя BI-система может быть удобна для существующей корпоративной отчётности. Заранее проверьте доступность источника, способ обновления и единые идентификаторы записей.