Отчёты по продажам в Битрикс24: как проверить результаты отдела
Как выбрать штатный отчёт, проверить период и фильтры, сравнить менеджеров и объяснить расхождения в цифрах.
Отчёт помогает ответить на конкретный вопрос: кто закрыл продажи, изменился ли результат или выполнен ли план. Но одинаковое слово «продажи» может обозначать разные выборки. Начните с того, что хотите измерить, а затем проверьте, какие сделки попали в расчёт.
Какой отчёт выбрать для задачи
Для первой проверки не обязательно собирать собственный дашборд. Штатные отчёты уже закрывают несколько разных задач руководителя. Выберите тот, у которого показатель соответствует вашему вопросу.
| Что проверить | С чего начать | Что показывает |
|---|---|---|
| Сравнить продажи сотрудников | «Вклад в продажи» | Сумма успешных сделок и средняя выигранная сделка по менеджерам |
| Посмотреть изменение результата | «Динамика продаж» | Успешные и неуспешные сделки, изменение суммы продаж между периодами |
| Проверить выполнение цели | «План продаж» | План по сумме или числу успешных сделок для сотрудников, направлений или компании |
| Найти проблемный этап | Воронка продаж | Движение по стадиям; правила расчёта зависят от выбранного вида воронки |
Рейтинг сотрудников, выполнение плана и движение по стадиям дополняют друг друга. Например, высокая сумма выигранных сделок не объясняет, почему часть обращений застряла на согласовании. Это повод открыть воронку и проверить конкретный этап, а не объявить один показатель оценкой всей работы отдела.
Как посмотреть продажи по менеджерам
Отчёт «Вклад в продажи» сопоставляет сотрудников по сумме выигранных сделок. В таблице есть и средняя выигранная сделка. Начните с этого отчёта, если нужно проверить результат команды за месяц.
Откройте отчёт «Вклад в продажи»
В текущей официальной инструкции путь указан так: CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Эффективность менеджеров → Вклад в продажи. Расположение разделов в вашем интерфейсе может отличаться.
Задайте отчётный период
Для итогов месяца выберите полный календарный месяц. Если сравниваете периоды, не сопоставляйте незавершённый текущий месяц с полным предыдущим без оговорки.
Проверьте область анализа
Уточните выбранное направление продаж, сотрудников и дополнительные условия в доступном фильтре. Не объединяйте разные отделы или воронки, если хотите оценить одну команду.
Посмотрите результат сотрудников
Сравните сумму выигранных сделок и среднюю выигранную сделку. Проверьте, что денежные показатели относятся к одному и тому же набору данных.
Откройте детализацию и карточки
В CRM-аналитике нажатие на доступное числовое значение открывает соответствующие элементы. Сверьте несколько сделок: стадию, сумму, ответственного и даты.
Путь к разделу приведён по официальной инструкции «Вклад в продажи». Если в вашем портале меню выглядит иначе, найдите отчёт по названию и уточните доступность у администратора. Облачный и коробочный интерфейсы могут различаться.
Выборочная сверка не доказывает точность каждой карточки, но помогает обнаружить неверную стадию, сумму или условие отбора. Если результат неожиданен, сначала разберите сделки, из которых он сложился, и только потом делайте вывод о сотруднике.
Почему важно правило даты
Дата создания отвечает на вопрос, когда появилась сделка. Дата завершения помогает отбирать закрытые сделки. Отчётный период в CRM-аналитике учитывает элементы, с которыми шла работа: создание, изменение, завершение и другие предусмотренные отчётом условия.
Например, сделку создали в сентябре, а успешно закрыли в октябре. Отбор по созданию в октябре её исключит, хотя продажа завершилась в октябре. Для вопроса «что закрыли за месяц» проверяйте соответствующее поле даты и успешный результат; для вопроса «с чем работали» нужны другие условия.
Есть ещё одна ловушка: скрытое поле «Отчётный период» продолжает влиять на выборку. Если используете другие даты, проверьте его значение и задайте охватывающий их диапазон. Не скрывайте поле, рассчитывая отменить условие. Это ограничение описано в справке об отчётном периоде.
Какие показатели сравнивать
Смотрите на несколько показателей вместе. Один сотрудник может закрывать много небольших заказов, другой — редкие крупные сделки. Такая разница требует объяснения через распределение клиентов и характер продаж.
| Показатель | Для чего нужен | Что проверить |
|---|---|---|
| Сумма успешных сделок | Объём продаж, зафиксированный в CRM | Не приравнивайте его к оплатам или прибыли |
| Количество успешных сделок | Число завершённых продаж в выборке | Считайте сделки, а не строки товаров в выгрузке |
| Средняя сумма успешной сделки | Соотношение суммы и числа выигранных сделок | Крупная разовая сделка может заметно изменить среднее |
| Конверсия | Доля успешного результата по правилам конкретного отчёта | Уточните, какие элементы входят в базу расчёта |
| Выполнение плана | Соответствие результата установленной цели | План и факт должны измерять одну величину |
Не вычисляйте конверсию по удобному списку «всех сделок», не проверив основу отчёта. Классическая и конверсионная воронки отвечают на разные вопросы. Для корректного сравнения сотрудников нужны одинаковые правила расчёта и сопоставимые условия работы.
Как сопоставить план и факт
В «Плане продаж» можно задать цель по сумме или количеству успешных сделок, выбрать период и вид плана: по сотрудникам, направлениям или компании. В текущей справке путь указан как CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Воронка продаж → План продаж.
Если цель выражена в сумме успешных сделок, сравнивайте её с тем же показателем. План по поступлению денег нельзя автоматически проверять суммой закрытых карточек CRM. Отдельно учитывайте доступность функции на тарифе и права на просмотр или изменение плана.
Почему цифры не совпадают
Расхождение между отчётом, списком CRM и Excel ещё не означает ошибку расчёта. Часто сравниваются разные наборы сделок или разные показатели.
| Ситуация | Первая проверка |
|---|---|
| В отчёте нет ожидаемой сделки | Период, поле даты, направление, стадия и доступ пользователя |
| У двух сотрудников разные итоги | Одинаковы ли фильтры и права на просмотр данных |
| В списке сделок сумма выше | Не включены ли в список сделки в работе и проигранные сделки |
| В Excel получилось больше продаж | Нет ли нескольких товарных строк с одним ID сделки |
| CRM показывает продажи, а деньги не пришли | Отдельно проверьте оплаты: успешная стадия не является подтверждением платежа |
Права на чтение CRM могут ограничиваться собственными записями, отделом или более широкой областью. Если руководитель и менеджер используют одинаковый фильтр, но видят разные данные, администратору стоит проверить роли и права на сделки. Не расширяйте доступ всем сотрудникам только ради совпадения итогов.
Как сверить результат в Excel
Откройте сделки в представлении «Список», задайте те же условия и используйте штатный экспорт в Excel или CSV. Сопоставляйте ID, стадии, суммы, даты и ответственных. Выгрузка требует отдельного права на экспорт.
При детализации по товарам одна сделка может занимать несколько строк. Для числа продаж считайте уникальные ID. Для суммы сделок не суммируйте повторяющийся полный итог каждой карточки; товарные позиции и полная сумма сделки — разные основания расчёта. Приведите денежные значения к сопоставимой валюте по принятому в компании правилу.
Что делать, если отчёт не строится
Проверьте сообщение об ошибке, тариф и лимит элементов CRM для аналитики. По официальной справке, превышение лимита хотя бы одного учитываемого типа элементов может помешать построению отчёта.
Не удаляйте историю продаж ради быстрого устранения ограничения. Сначала оцените, какие сведения нужны для анализа, какие варианты доступны на тарифе и как сохранить данные. Смена фильтра сама по себе не гарантирует обхода лимита.
Как завершить проверку отдела за месяц
Зафиксируйте период, воронку, состав команды и смысл денежного показателя. Сравните сотрудников, проверьте необычные результаты по карточкам и сопоставьте итог с прошлым периодом по тем же правилам.
Отчёт «Динамика продаж» помогает посмотреть успешные и неуспешные сделки и изменение суммы продаж относительно предыдущего периода. Но рост одного месяца ещё не объясняет причину: проверьте крупные разовые сделки, изменение состава клиентов и полноту данных. Как устроена динамика продаж.
Практический итог проверки — конкретное действие. Например, разобрать сделки на согласовании, уточнить причину провала направления или исправить правило заполнения суммы. Сохранённая таблица без решения не помогает руководителю управлять следующей неделей.
Когда нужна дополнительная аналитика
Для проверки результатов сотрудников начните со штатных отчётов. Если следующий вопрос — какие товары и клиенты дают больше продаж, нужен другой разрез. В приложении «Рейтинг продаж» TrueTell предусмотрены рейтинги товаров и клиентов, динамика, ABC-анализ и детализация до сделок. Продукт готовится к запуску; условия подключения обсуждаются отдельно.
Рейтинг товаров и клиентов дополняет проверку отдела, но не заменяет отчёт по менеджерам и не подтверждает оплаты или прибыль. Если требуется связать CRM с учётной системой и другими источниками, сначала определите состав данных и правила расчёта. О том, как устроен такой подход, читайте в материале «BI-аналитика: что это простыми словами».
Частые вопросы
Можно ли получить отчёт по продажам без стороннего приложения?
Да. В Битрикс24 есть штатные отчёты CRM-аналитики: по вкладу менеджеров, динамике и воронке продаж. Доступность отдельных функций и ограничения зависят от тарифа и настроек портала.
Как посмотреть продажи по менеджерам за месяц?
Откройте «Вклад в продажи», выберите месяц и проверьте область анализа. Сравните суммы выигранных сделок сотрудников, затем сверьте детализацию с несколькими карточками CRM.
Почему выбор месяца не означает только сделки, созданные в этом месяце?
«Отчётный период» учитывает работу с элементами CRM, а не только их создание. Для анализа конкретного события проверьте фильтры по дате создания или завершения и действующее значение отчётного периода.
Сумма продаж в отчёте — это оплаченная выручка?
Сумма успешных сделок отражает данные CRM. Она сама по себе не подтверждает поступление денег, расходы или прибыль: для этого нужно сопоставить сделки с оплатами и учётными данными.
Почему руководитель и менеджер видят разные данные?
Сначала сравните фильтры и права на просмотр сделок. Пользователю может быть разрешён доступ только к своим записям или данным отдела; настройки ролей проверяет администратор или сотрудник с соответствующим правом.
Можно ли проверить расчёт в Excel?
Да, для независимой сверки можно экспортировать доступные сделки из представления «Список». Сохраните те же условия отбора; при детализации по товарам учитывайте уникальные ID, чтобы не посчитать одну сделку несколько раз.