Как удалить проигранные сделки в Битрикс24 и сохранить нужные

Какие проигранные сделки стоит оставить

Начните с причины очистки. Если завершённые сделки просто мешают в ежедневной работе, достаточно изменить рабочий фильтр. Удаление имеет смысл, когда записи действительно больше не нужны: например, это проверочные обращения после настройки формы или заведомо нецелевые заявки, которые компания решила не хранить.

С реальными отказами осторожнее. Клиент мог отказаться из-за временного отсутствия бюджета, переноса проекта или неподходящих сроков. В карточке остаются условия предложения и договорённости, которые помогут при следующем обращении. Прежде чем убирать такую сделку, согласуйте с ответственным, нужна ли ему эта история.

Отдельный вопрос — аналитика. Битрикс24 исключает удалённые элементы CRM из аналитических отчётов. Если убрать реальные проигранные сделки, изменится база для оценки продаж. Поэтому сначала сохраните необходимые показатели и согласуйте очистку с тем, кто отвечает за отчётность. Документация Битрикс24 об удалении элементов.

Полезно сформулировать правило очистки одной фразой. Например: «Удаляем проверочные сделки из основной воронки, созданные в первом квартале 2025 года и находящиеся на стадии “Тестовая заявка”». Это условный пример: названия воронок и стадий у вашей компании будут другими. Такое правило можно проверить по каждой карточке, тогда как формулировка «убрать всё старое» оставляет слишком много места для ошибки.

Как отобрать сделки по стадии и не захватить лишние

Для очистки выбирайте текущую стадию. В Битрикс24 есть и фильтры по истории: они находят сделки, которые проходили через выбранную стадию раньше. Для удаления проигранных записей это принципиальное различие: сделку могли вернуть в работу после отказа.

Если нужны все неуспешно завершённые сделки, используйте группу стадий «Сделка провалена». Если удалять можно только конкретную причину отказа, выбирайте соответствующую стадию. Разницу между текущими и историческими значениями описывает официальная инструкция по фильтрам CRM.

Представим, что в компании настроены отдельные стадии «Не наш профиль» и «Вернуться позже». Широкий отбор всех проигранных сделок объединит обе категории. Если договорились очищать только нецелевые обращения, нужно ограничиться первой стадией. Одного признака «закрыта» для такой задачи тоже недостаточно: закрытая сделка может быть успешной.

Начинать удобнее с одной воронки. Так проще сопоставить стадии с принятыми в отделе правилами и обсудить исключения с менеджерами. Перед поиском проверьте уже установленные условия: оставшийся фильтр по ответственному или периоду может сделать выборку неожиданно маленькой.

Какой период задать

Сначала уточните, что именно означает «старые сделки»: созданные давно или завершённые давно. Например, карточку могли создать в феврале 2025 года, а окончательный отказ получить только в августе 2026 года. По дате создания она старая, хотя переговоры закончились недавно.

Не подменяйте одно событие другим только потому, что нужный фильтр проще найти. Для очистки записей, созданных за квартал, используйте дату создания. Для отбора по завершению проверьте соответствующее поле и его заполнение в вашей CRM; несколько карточек сопоставьте с историей работы. Неправильно заполненная дата делает даже аккуратно настроенный фильтр ненадёжным.

Как удалить проигранные сделки через список Битрикс24

Штатный список позволяет удалить сразу несколько выбранных записей. Общий порядок — отфильтровать сделки, выделить нужные строки и нажать «Удалить». Для выбора записей на всех страницах предусмотрен флажок «Для всех». Операция требует прав на удаление. Инструкция Битрикс24.

Применим этот порядок к очистке по стадии:

Не используйте «Для всех», если нужные исключения существуют только в вашей голове. Когда часть карточек нужно сохранить, безопаснее сузить условия до полностью подходящей группы либо вручную выбрать небольшую партию. Не рассчитывайте, что массовая операция сама распознает сделки, которые вы решили оставить.

Перед большой очисткой сохраните перечень согласованных записей с ID и ключевыми полями — например, отдельной выгрузкой, если она доступна на вашем портале. Такой перечень поможет сверить результат и разобраться в расхождениях. Однако таблицу с полями нельзя считать полной резервной копией переписки, файлов и всех связей CRM.

Если очистку выполняете впервые, начните с небольшой проверенной группы. После удаления посмотрите, остались ли на месте контрольные сделки, которые вы специально исключили. Такой подход проверяет не только исчезновение ненужных карточек, но и сохранность нужных.

Когда подходит встроенная очистка CRM

В Битрикс24 есть отдельный инструмент для освобождения места. Он находится в разделе CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Другое → Чем занято место. После сканирования можно выбрать очистку сделок и ограничить её датой создания и группой стадий. Этот сценарий описан в инструкции «Как освободить место в CRM».

Встроенная очистка подходит, когда её условия точно совпадают с вашей задачей. Например, компания согласовала удаление всех неуспешных сделок, созданных за определённый период. Но если среди них есть исключения по конкретной причине отказа или отдельным клиентам, сначала убедитесь, что выбранный инструмент позволяет выразить эти ограничения. Иначе переходите к более точному отбору через список.

Удаление самой сделки и очистка её дел и истории — разные операции. Выбирайте действие по цели: сохранение карточки без нужной истории может оказаться столь же нежелательным результатом, как удаление карточки целиком. Также учтите, что записи в корзине продолжают занимать место до окончательного удаления. Описание вариантов очистки.

Что проверить после удаления

Повторите исходный поиск и сопоставьте результат со своим перечнем. Если часть записей осталась, сначала выясните причину: возможно, выбрали только одну страницу, не хватило прав или данные изменились во время работы. Не расширяйте фильтр только ради того, чтобы получить пустой список.

Проверьте отдельно несколько сделок, которые требовалось сохранить: например, отказы с обещанием вернуться и записи из другой воронки. При наличии интеграций проверьте также результат в связанных системах. Исчезновение карточки из Битрикс24 само по себе не подтверждает, что внешняя система обработала изменение так, как вы ожидали.

Если обнаружили ошибку, откройте CRM → Ещё → Корзина. Возможность восстановления зависит от тарифа, а попадание элементов в корзину — от настроек. Официальная справка указывает срок хранения до 30 дней с последующим постепенным удалением; использовать задержку как гарантированный запас времени не стоит. У восстановленного элемента меняется ID, поэтому прежняя ссылка на карточку перестанет работать. Что такое корзина в CRM.

Удаление по фильтрам как отдельная рабочая задача

Для разовой очистки проверенной группы может хватить штатного списка. Если к удалению приходится возвращаться регулярно, полезно закрепить единый порядок: определить условия, проверить отбор, согласовать исключения и только после этого запускать операцию. Тогда каждый сотрудник понимает, что именно считается ненужной записью.

Наше ПО для удаления по фильтрам в Битрикс24 предназначено для такой задачи — очистки выбранной части CRM. Перед использованием сопоставьте доступные условия отбора с вашим сценарием: какие сделки нужно удалить и какие обязательно сохранить. Приложение помогает выполнить операцию, а решение о ценности истории остаётся за командой.

Если вы уже определили, какие проигранные сделки можно убрать, следующий шаг — подобрать для них условия удаления. Обсудим ваш сценарий и сопоставим его с доступными возможностями ПО до начала очистки.

Для очистки другой части CRM пригодится отдельная инструкция: как удалить старые лиды за выбранный период. У лидов и сделок различаются стадии и контекст работы, поэтому проверяйте их отдельными выборками.