Платёжный календарь в CRM и финансовый календарь компании: в чём разница
Как выбрать календарь по задаче: организовать работу менеджера, увидеть ожидаемые оплаты клиентов или проверить, хватит ли денег компании на будущие выплаты.
Клиент обещал оплатить заказ в конце недели, а платёж поставщику нужен раньше. Менеджер видит будущую оплату в сделке, руководитель — хороший итог продаж. Чтобы понять, хватает ли денег на ближайшую выплату, понадобится ещё начальный остаток и остальные движения по датам. Разберём, где заканчивается контроль клиентских оплат и начинается денежный план компании.
Сначала определите, что должно попасть в календарь
В запросе «платёжный календарь в Битрикс24» могут скрываться разные задачи. Одному сотруднику нужно позвонить перед сроком оплаты, другому — видеть ожидаемые поступления по всем сделкам, третьему — сопоставлять эти деньги с зарплатой, поставщиками и другими выплатами.
Для сравнения используем три рабочих сценария. На телефоне таблица прокручивается вправо.
| Сценарий | Что собираем | На какой вопрос отвечаем |
|---|---|---|
| Действия сотрудников | Встречи, звонки, поручения и их сроки | Когда сотруднику связаться с клиентом? |
| Поступления по сделкам | Клиент, обязательство, плановая дата и сумма; подтверждённый факт отдельно | Сколько и когда ожидаем от клиентов? |
| Денежный план компании | Доступные деньги на начало, все выбранные поступления и выплаты по датам | Хватит ли денег на нужную дату и на нужном счёте? |
Один продукт может совмещать несколько сценариев. Например, в описании приложения «Платежный календарь» Gorillas в Маркете Битрикс24 указаны входящие и исходящие платежи. Это заявление разработчика о конкретном приложении, а не результат нашего тестирования. Описание приложения в Маркете.
Поэтому сравнение «CRM или финансовая система» лучше начинать с вопроса: какие деньги, обязательства и действия охватывает выбранный инструмент? Затем проверять источники, права и обновление.
Что показывают штатные инструменты Битрикс24
Календарь сотрудников помогает планировать события, задачи и встречи. В его настройках «Календарь CRM» означает календарь для звонков и встреч, запланированных в карточках CRM. «Календарь компании» в этом разделе тоже относится к организации событий. Эти названия не обозначают расчёт денежных остатков. Как устроены настройки календаря.
Для счетов откройте CRM → Продажи → Счета → Сроки. Карточки распределены по полю «Срок оплаты», но общих денежных итогов колонок нет. Такой экран помогает найти нужные счета и спланировать действия по ним. Официальное описание режима «Сроки».
Перетаскивание карточки здесь меняет срок оплаты счёта. Для просмотра используйте фильтры; новую дату ставьте по согласованному изменению условий. Срок поручения менеджеру, срок оплаты и дата подтверждённого поступления должны оставаться отдельными данными.
Если задача — видеть оплаты клиента по этапам, сначала определите плановую дату и сумму каждого обязательства, а факт сверяйте отдельно. Работа с поступлениями одной сделки разобрана в инструкции о частичной оплате; повторять ручной журнал внутри календаря событий не требуется.
Что добавляет финансовый календарь компании
Его отправная точка — доступные деньги на выбранных счетах и в кассах. К ним по датам добавляются ожидаемые поступления и вычитаются выплаты. Так можно оценить обеспеченность плана на конкретный день, а не только общую сумму будущих оплат клиентов.
Пример такого инструмента описан разработчиком 1С для 1С:УНФ и 1С:Розницы: календарь собирает поступления и выплаты, показывает денежные остатки. В статье разработчика приведён следующий экран. Материал 1С о платёжном календаре.
В описании казначейства 1С:ERP также разделены доступные остатки, поступления клиентов, выплаты поставщикам и прочие движения. Это пример финансового охвата, а не подтверждение таких функций в штатном календаре Битрикс24. Платёжный календарь 1С:ERP.
Укажите границы своего плана: организацию, счета, кассы, валюты и дату среза. Деньги на другом счёте нельзя считать доступными для нужной выплаты без проверки возможности и срока их использования. Разные валюты ведите отдельно или применяйте заранее согласованное правило пересчёта.
Почему 30 000 ₽ в конце периода могут скрывать нехватку раньше
Возьмём учебный план в RUB для одного условного счёта. На начало доступны 30 000 ₽. В первый день ожидается поступление 20 000 ₽ и выплата 60 000 ₽; во второй — поступление 50 000 ₽ и выплата 10 000 ₽. Это условные числа для объяснения расчёта, не результат клиента.
Расчётный остаток на конец дня = остаток на начало + ожидаемые поступления − запланированные выплаты. Остаток предыдущего дня переходит в следующий. Таблицу на телефоне можно прокрутить вправо.
| День | На начало | Поступления | Выплаты | На конец |
|---|---|---|---|---|
| День 1 | 30 000 ₽ | 20 000 ₽ | 60 000 ₽ | −10 000 ₽ |
| День 2 | −10 000 ₽ | 50 000 ₽ | 10 000 ₽ | 30 000 ₽ |
За два дня поступления и выплаты равны — по 70 000 ₽. Итоговый остаток снова 30 000 ₽. Но в конце первого дня расчёт даёт −10 000 ₽: при этих допущениях для выполнения всего плана не хватает 10 000 ₽. Поступление второго дня приходит позже.
Этот пример не предполагает, что банк проведёт необеспечённую выплату. Отрицательный остаток — сигнал проверить сроки, полноту данных и выполнимость плана. Решение о конкретных платежах принимает ответственный сотрудник по условиям и порядку компании.
Даже детализации по дням иногда мало: если утром нужна выплата, а поступление ожидается вечером, положительный остаток на конец дня не решает вопрос времени. Для таких операций уточняйте очередность. Обещанная дата клиента остаётся предположением прогноза, пока факт не подтверждён.
Что проверить до выбора программы
Начните с источника начальных денег и времени последней сверки. Затем проверьте состав поступлений и выплат: нет ли пропущенных операций, дублей и сумм без дат. План с неопределённой датой показывайте отдельно; перенос всей суммы в конец недели без объяснения сделает прогноз удобнее на экране, но слабее для решения.
В финансовом плане нужны и повторяющиеся движения, которые могут отсутствовать в отделе продаж. Материал разработчика 1С разбирает планирование поступлений и выплат. В своей компании согласуйте, кто поддерживает эти записи и как учитываются изменения. Планирование денег бизнеса.
Когда плановая оплата подтверждена, свяжите факт с соответствующей записью. Не оставляйте ту же сумму одновременно в будущих поступлениях и в уже полученных деньгах. Сумма сделки, закрытая задача и сообщение клиента «перевели» сами по себе не подтверждают банковскую операцию.
Для руководителя полезны дата среза, источник расчёта и возможность перейти от итоговой суммы к конкретным движениям. Общие принципы выбора показателей есть в статье о дашборде руководителя. Работа с уже непогашенными обязательствами и просрочкой — отдельный сценарий, рассмотренный в материале о задолженности.
Как выбрать подходящий охват
Если нужно организовать звонки и проверки, начинайте с дел, задач и календаря сотрудников. Если вопрос в датах и суммах будущих оплат клиентов, нужен график обязательств по сделкам с отдельным подтверждённым фактом. Если вопрос «хватит ли денег на выплаты», соберите поступления и выплаты по нужным счетам и кассам и проверьте остатки на каждую дату.
Для небольшого плана можно начать с проверяемой таблицы. Когда записей, счетов и изменений становится много, оцените детализацию, доступы, историю правок и способ обновления. Выбранное приложение в CRM может подходить, если оно действительно покрывает эти требования; расположение внутри CRM само по себе не является ограничением.
TrueTell разрабатывает «График платежей» для Битрикс24. На момент подготовки статьи версия 0.3.2 показывает сохранённый график доступной сделки, плановые даты, суммы и расхождение с CRM. Учёт поступлений, финансовые изменения, общий отчёт и календарь пока остаются в плане разработки.
Планируемый календарь относится к поступлениям клиентов по сделкам. Полный календарь выплат, банковских остатков и расчёта кассового разрыва текущей поставкой не подтверждён. При обсуждении внедрения сначала согласуйте требуемый охват и источники; это поможет отделить задачи приложения от отдельной финансовой интеграции.
Частые вопросы
Есть ли в Битрикс24 штатный платёжный календарь?
В штатных инструментах, разобранных в статье, есть календарь событий и режим «Сроки» для счетов CRM. Настройка «Календарь CRM» относится к звонкам и встречам из карточек. Эти инструменты сами по себе не подтверждают полный прогноз денег компании. Если выбираете отдельное приложение, проверьте его поступления, выплаты, остатки и источники данных по актуальной документации.
Может ли платёжный календарь внутри CRM учитывать расходы?
Да, конкретное CRM-приложение может поддерживать входящие и исходящие платежи. Место установки не определяет охват. Для финансового планирования важнее наличие доступных остатков, всех нужных выплат, дат, валют и проверяемого обновления, чем название программы или раздела.
Можно ли рассчитать кассовый разрыв только по сделкам?
Список ожидаемых поступлений от клиентов недостаточен: нужны доступные деньги на начало и выплаты по соответствующим датам. Сумма успешных сделок не заменяет подтверждённые деньги на счёте. Важно также знать, какие счета и валюты включены в прогноз.
Почему положительный итог месяца не гарантирует, что денег хватит?
Выплата может наступить раньше поступления. В учебном примере итоговый остаток двух дней равен 30 000 ₽, но после первого дня в плане не хватает 10 000 ₽. Проверяйте последовательные остатки по датам, а при необходимости — порядок операций внутри дня.
Обязательно ли вести финансовый календарь в отдельной программе?
Для небольшого проверяемого плана может хватить таблицы. При выборе инструмента оцените объём операций, число счетов и валют, права сотрудников, историю изменений и способ сверки. Если выбранное CRM-приложение покрывает эти требования, сам факт работы внутри CRM не мешает использовать его для денежного плана.
Какой календарь планируется в «Графике платежей» TrueTell?
Планируется календарь поступлений клиентов по CRM-сделкам. На момент подготовки статьи версия 0.3.2 показывает сохранённый график доступной сделки, даты, суммы и расхождение с CRM; календарь, учёт поступлений и финансовые изменения ещё остаются в плане разработки. Полный календарь выплат и банковских остатков этой поставкой не подтверждён.