Очистка CRM в Битрикс24: дубли, старые данные и место в базе
Как навести порядок в клиентской базе: выбрать нужное действие, сохранить полезные данные и отдельно разобраться с занимаемым местом.
Под просьбой «почистить CRM» часто скрываются разные задачи: убрать повторные контакты, разобрать сделки бывшего сотрудника, исправить поля или освободить хранилище. Одна массовая операция их не решит. Сначала определите, какие данные мешают работе и что должно измениться после очистки.
Сначала выберите задачу очистки
Большое количество карточек само по себе не означает беспорядок. Закрытая сделка может быть нужна для аналитики и повторной продажи, а две записи с одним телефоном — относиться к разным обращениям. Решение принимайте по содержимому и назначению данных.
| Что мешает | С чего начать | Что проверить |
|---|---|---|
| Один клиент в нескольких карточках | Проверить и объединить дубли | Основную карточку, разные значения полей и связи |
| Сделки остались у бывшего менеджера | Передать карточки и отдельно назначенные дела | Нового ответственного и продолжение работы с клиентами |
| Пустые или противоречивые поля | Уточнить и исправить данные | Источник верного значения и назначение поля |
| Тестовые или согласованные ненужные записи | Удалить проверенную выборку | ID, исключения, выгрузку и последствия для отчётов |
| Не хватает места в CRM | Проверить занимаемый объём и штатную очистку | Какие данные дают объём и что допустимо убрать |
| Не хватает места для файлов | Проверить файловое хранилище и Диск | Владельцев, версии и необходимость самих файлов |
Например, если у менеджера сотни старых сделок без следующего действия, сначала выясните, какие переговоры нужно продолжить. Удаление сократит список, но не восстановит работу с клиентами. А если проблема — несколько гигабайт ненужных файлов, перенос ответственного не уменьшит занимаемый ими объём.
Где найти штатную «Очистку CRM»
Путь: CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Другое → Чем занято место. Нажмите «Начать сканирование» и не закрывайте страницу до окончания. Результат покажет распределение объёма по данным CRM.
Через меню строки доступны разные действия: удалить элементы либо их дела и историю. Для ограниченного отбора предусмотрены дата создания и группа стадий. После операции повторите сканирование. Инструкция по штатной очистке CRM.
Удаление дел и истории — изменение рабочих данных, а не архивация. До запуска согласуйте, какие комментарии, события и сведения о работе необходимо сохранить. Дата создания карточки не равна дате закрытия сделки.
Проверьте, что именно занимает место
В разделе Мой тариф → Открыть лимиты → Место в облаке можно посмотреть общий объём хранилища. Битрикс24 различает данные базы и файлы; в «Занято другим» учитываются, в частности, файлы Диска и других инструментов. Если основной объём дают файлы, отдельно проверьте их источник и владельца. Как устроен учёт места в облаке.
Не удаляйте сделки наугад ради уменьшения общего счётчика. Сначала сопоставьте большой раздел с теми данными, которые компания действительно готова убрать. Элементы в корзине продолжают занимать место, поэтому сокращение активного списка не доказывает освобождение объёма.
Как разобрать и объединить дубли
Если записи описывают одного клиента, сначала сравните реквизиты, телефоны, ответственных и связанные сделки. Похожие имена или общий корпоративный номер ещё не доказывают, что перед вами один человек. Удалив одну карточку без проверки, можно потерять нужные сведения.
При ручном объединении выбирают основную карточку и сохраняемые значения полей. Предварительный результат помогает проверить, что останется после операции. Остальные объединяемые карточки удаляются. Для этого нужны соответствующие права на изменение и удаление. Как объединять дубликаты вручную.
Автоматический контроль дубликатов описан для лидов, контактов и компаний и доступен не на всех тарифах. Автоматическое объединение требует совпадения данных и ответственного; для лидов учитывается также стадия. Сделки не следует относить к этому автоматическому сценарию: для них справка описывает ручное объединение. Ограничения автоматического объединения.
После объединения откройте основную карточку и проверьте нужные значения и связи. Если это две разные покупки одного клиента, общая контактная информация не делает сделки дублями.
Карточки бывших сотрудников и ошибки в полях
Сделки уволенного менеджера сначала разберите по возможности продолжить работу. Полезные карточки передайте новому ответственному. В списке CRM для этого есть отбор по ответственному, включая вкладку уволенных сотрудников, и групповая смена ответственного.
Назначенные дела передают отдельно. После изменения карточек проверьте, у кого остались звонки, встречи и другие действия. Иначе клиент появится у нового менеджера, а запланированная работа останется за прежним. Передача элементов CRM после увольнения сотрудника.
Пустое поле тоже не является основанием удалить карточку. Определите, какие сведения обязательны для текущего процесса, где взять достоверное значение и кто его проверит. Например, отсутствие источника обращения может искажать отчёт, но исправлять его предположением «всем поставить сайт» нельзя.
Прежде чем убирать сами пользовательские поля, проверьте их участие в формах, роботах, отчётах и интеграциях. Порядок такой проверки разобран в статье об аудите полей CRM. Очистка значений и удаление поля — разные изменения.
Когда переходить к удалению
Удаление уместно для проверенных тестовых записей и других групп, по которым согласовано, что история больше не нужна. Возраст карточки, отказ или увольнение ответственного не заменяют такого решения. Удалённые элементы перестают учитываться в аналитических отчётах — необходимые показатели сохраните заранее. Последствия удаления элементов CRM.
Перед операцией проверьте разрешения: чтение, изменение, удаление и экспорт — отдельные права. Доступ может различаться между сущностями и воронками. Роли и права в CRM.
Скачайте и откройте выгрузку нужной выборки. CSV и Excel не являются полной копией файлов, связей и истории портала. Штатный экспорт ориентируется на фильтр списка, а не на выделение галочками; при товарной детализации одна сделка может занять несколько строк. Правила экспорта CRM.
Пошаговые операции вынесены в отдельные инструкции: массовое удаление лидов, удаление выбранных сделок и всех страниц фильтра, удаление контактов и компаний. Для отбора отказов смотрите разбор проигранных сделок.
Заранее проверьте корзину, тариф и условия восстановления. Корзину для некоторых типов элементов можно отключить, а восстановление доступно не на каждом тарифе. После окончательного удаления рассчитывать на неё нельзя. Условия работы корзины CRM.
Что берёт на себя Cleaner TrueTell
Когда решение об удалении лидов или сделок уже принято, наше приложение помогает пройти отдельную проверку выборки: увидеть список, исключить важные карточки, сохранить CSV выбранных записей и подтвердить операцию. В текущей реализации нужен администратор; предел одного отбора — 3000 записей.
Cleaner не ищет и не объединяет дубли, не исправляет поля, не меняет ответственных и не удаляет контакты, компании или файлы Диска. Он решает конкретную часть общей очистки CRM. Перед установкой проверьте актуальное описание, подписку и доступность нужного сценария в вашем портале.
Для результата предусмотрен CSV по ID. Остановка прекращает новые запросы, но не отменяет уже отправленные. Сохранение CSV не даёт полного отката CRM — необходимые данные и допустимые последствия определяют до запуска.
Как принять результат и не накопить беспорядок снова
Сформулируйте результат
Например: передать незавершённую работу, объединить подтверждённые дубли или освободить конкретный объём. «Удалить старое» не задаёт достаточных критериев.
Разделите записи по решениям
Для каждой группы зафиксируйте: оставить, исправить, передать, объединить или удалить. Согласуйте спорные карточки с теми, кто работает с клиентами.
Сохраните данные и условия отбора
Запишите фильтр, количество и ID. Откройте выгрузку до изменения CRM; отдельно определите, как сохранить необходимые файлы и историю.
Проверьте небольшую согласованную группу
После изменения убедитесь, что сохранены нужные значения, связи и рабочие процессы. Масштабируйте только после этой проверки.
Сверьте результат с исходной задачей
Проверьте ID, ответственных, дубли или объём хранилища — тот показатель, ради которого начали очистку. Сохраните результат и исключения.
Результат зависит от задачи. Для дублей проверяйте основную карточку и сохранённые значения; для передачи — новых ответственных и дела; для удаления — согласованные ID и исключения; для места — объём хранилища после обновления данных. Нулевое число карточек не является универсальным показателем качества.
После очистки найдите источник повторного накопления: повторный импорт, создание карточек интеграцией, непонятные правила заполнения или отсутствие передачи клиентов. Назначьте ответственного за проверку этих причин и подходящую периодичность. Без этого очередное удаление лишь ненадолго уменьшит список.
Частые вопросы
Где находится «Очистка CRM» в Битрикс24?
Откройте CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Другое → Чем занято место. Начните со сканирования. Это инструмент анализа и очистки занимаемого места; работа с дублями и передача клиентов выполняются отдельно.
Можно ли очистить CRM, сохранив нужных клиентов?
Да, начните с разделения задач. Подтверждённые дубли объединяют, незавершённые карточки передают другому сотруднику, ошибки полей исправляют. Удаление оставляют для проверенной ненужной выборки. Полную сохранность истории при любом действии обещать нельзя — заранее определите, что требуется сохранить.
Умеет ли Битрикс24 автоматически объединять дубли сделок?
Официальная инструкция описывает автоматическое объединение для лидов, контактов и компаний, с ограничениями по тарифу и совпадению данных. Для сделок доступен отдельный сценарий ручного объединения с выбором основной карточки и значений полей.
Нужно ли удалять сделки уволенного менеджера?
Увольнение сотрудника не означает, что его сделки больше не нужны. Передайте полезные карточки новому ответственному. Назначенные дела нужно проверить и передать отдельно: смена ответственного карточки сама по себе не завершает эту работу.
Почему после удаления карточек место не освободилось?
Проверьте корзину: находящиеся в ней элементы продолжают занимать объём. Кроме того, место могут занимать файлы. Сравнивайте показатели хранилища, а не только количество строк в CRM; окончательно удалить элементы из корзины может только администратор. Это отдельное необратимое действие.
Может ли Cleaner TrueTell очистить всю CRM от дублей и файлов?
Нет. Приложение предназначено для удаления заранее выбранных лидов и сделок с проверкой списка, исключениями и CSV. Оно не объединяет дубли, не исправляет значения полей, не переназначает работу и не очищает Диск, контакты или компании.