Остатки в МойСклад: контроль запасов и поиск неликвида
Как проверить наличие по складам, сопоставить запасы с продажами и выбрать действие для залежавшихся товаров.
Большой запас сам по себе не означает проблему. Одни товары нужны для ближайшего сезона, другие поступили вчера, третьи лежат в магазине, где на них нет спроса. Задача анализа — разделить эти ситуации и выбрать действие для конкретной позиции.
Где посмотреть остатки товаров в МойСклад
Откройте Склад → Остатки. Начните с варианта «Остатки по товарам», затем:
Нажмите «Фильтр», выберите склад и нужную группу товаров.
Задайте дату среза и нажмите «Найти».
Сопоставьте остаток, резерв, ожидание и сумму себестоимости.
Для разбора позиции нажмите на её строку вне названия.
Вариант «По товарам» показывает модификации отдельно, а «По складам» объединяет их в количестве родительского товара. Для проверки конкретного размера или цвета используйте детализацию по товарам. Возможности фильтрации и состав отчёта описаны в официальной инструкции МоегоСклада.
Перед сравнением сохраните условия: дату остатка, склад, группу и период продаж. Если один сотрудник смотрит весь ассортимент компании, а другой — одну розничную точку, одинаковое название товара ещё не делает их цифры сопоставимыми.
Остаток, резерв, ожидание и доступно: в чём разница
Эти показатели отвечают на разные вопросы.
| Показатель | Что он означает | Как использовать |
|---|---|---|
| Остаток | Количество по проведённым складским документам | Проверять учётное наличие и сопоставлять с пересчётом |
| Резерв | Количество под обязательства покупателям или производству | Выяснять, какую часть запаса уже обещали |
| Ожидание | Количество, которое ещё должно поступить | Проверять будущие поставки и их сроки |
| Доступно | Остаток плюс ожидание минус резерв | Планировать с учётом обязательств и поступлений |
В МойСклад применяется формула:
Доступно = Остаток + Ожидание − Резерв.
Поэтому положительное «Доступно» не подтверждает, что весь этот товар уже можно взять с полки. Например, в условной ситуации остаток — 10 штук, ожидание — 20, резерв — 8. Доступно получится 22, хотя учётный остаток на складе равен 10. Перед обещанием отгрузки сегодня проверьте наличие, обязательства и дату поступления ожидаемой партии. Определения и формула приведены в документации складского учёта.
Если запас есть, а распоряжаться им мешают старые заказы, разберите причину резерва. Для этой задачи пригодится отдельная инструкция «Как снять резервы в МойСклад и почему они зависают». Снимать все резервы только ради красивого показателя доступности не следует: среди них могут быть действующие обязательства.
Что проверить, если остатки не сходятся
Сначала найдите документ или условие, из-за которого возникло расхождение. Проверьте склад в приёмке и отгрузке, проведение документов, а также их дату и время. Черновик приёмки не увеличивает остаток. Отгрузка, оформленная раньше поступления, может показать отсутствие товара на момент операции. Эти причины разобраны в инструкции о неверных остатках.
Для проверки движения откройте Склад → Обороты, задайте период и склад в фильтре, нажмите «Найти», затем откройте строку товара. Отчёт покажет документы, повлиявшие на приход и расход. Такой порядок описан в справке по отчёту «Обороты».
Расход товара не всегда означает продажу: посмотрите, за счёт каких операций он образовался. Иначе перемещение или списание можно принять за покупательский спрос, а позицию с движением ошибочно исключить из проверки неликвида.
Если документы не объясняют разницу с полкой, проведите пересчёт. В Склад → Инвентаризации создайте документ по нужному складу и внесите фактические количества. На время пересчёта приостановите приёмку и продажи проверяемых товаров. Сам документ инвентаризации остаток не меняет: для недостачи создают списание, для излишка — оприходование. Порядок работы приведён в инструкции по инвентаризации.
Исправление учётной ошибки и решение о судьбе медленно продающегося товара — разные действия. Сначала получите достоверное количество, затем оценивайте спрос.
Как найти кандидатов в неликвид
Неликвидом обычно называют запас, который не удаётся продать на приемлемых для бизнеса условиях. Для первого отбора удобнее использовать проверяемый признак: товар есть в остатке, но за выбранный период нет продаж либо их слишком мало для имеющегося запаса. Это список кандидатов для проверки, а не готовое распоряжение о списании.
1. Выберите период с учётом категории
Период должен покрывать обычный цикл спроса на товар. Повседневные расходники и сезонные украшения нельзя оценивать по одному правилу. Короткий период помогает заметить изменения, но способен записать в неликвид товар с редкими покупками. Длинный период может скрыть недавнее падение спроса.
Начните с одной группы, для которой понятны сезон, срок поставки и привычная частота продаж. Отдельно отмечайте новинки: товар, поступивший в конце периода, не имел столько же времени для продажи, сколько позиции, лежавшие весь период.
2. Сопоставьте полный список остатков с продажами
Основой проверки сделайте перечень товаров с положительным остатком. К нему добавьте продажи за выбранный период по тому же складу и каждой конкретной модификации.
В МойСклад для анализа продаж и текущего запаса предусмотрен отчёт Закупки → Управление закупками → По продажам. В фильтре задаётся период анализа; в отчёте есть количество продаж, текущие складские показатели и прогноз запаса. Возможности описаны в официальной справке «Управление закупками».
В этом отчёте продажи относятся к выбранному периоду, а складские показатели — к моменту формирования. Если анализируете прошлую дату, сопоставляйте продажи с остатком на эту же дату отдельно. Не выдавайте сегодняшний запас за запас на конец прошлого месяца.
При этом проверьте, попали ли в выбранный отчёт все позиции из положительного остатка. Если начать только со списка проданных товаров, позиции без единой продажи могут остаться за пределами проверки. При сопоставлении выгрузок используйте устойчивый идентификатор товара и модификации; совпадение названий недостаточно. Если подходящих выгрузок нет, проверьте небольшую группу вручную по исходным документам.
Отсутствие строки с продажей трактуйте как ноль только после проверки периода, охвата данных и сопоставления товаров. Не найденный размер, другое название или пропущенный канал продаж — это пробел данных. Также отделяйте отсутствие продаж от нулевого итогового количества после возвратов: во втором случае спрос мог быть, но товар вернули.
3. Разделите возраст остатка и запас в днях
Показатель «Дней на складе» в отчёте остатков отражает средний возраст оставшихся поступлений. Он не равен числу дней с последней продажи. Это различие следует из формулы показателя в документации.
Запас в днях отвечает на другой вопрос: на сколько времени хватит количества при прежней средней скорости продаж. Для отдельной оценки физического запаса можно использовать собственный расчёт:
Средние продажи в день = количество продаж за период ÷ число дней периода.
Покрытие физическим запасом = текущий положительный остаток ÷ средние продажи в день.
Например, если условный товар продавался по 2 штуки в день, а сейчас осталось 40, покрытие составляет 20 дней. Это расчётный ориентир при прежнем спросе, без учёта резервов, будущих поставок и сезонных изменений. Он помогает сравнивать позиции внутри сопоставимой группы.
Штатный показатель «Дней запаса» в «Управлении закупками» использует «Доступно», поэтому его основание отличается от приведённого расчёта физического запаса. При нулевых продажах делить на среднюю скорость нельзя: вынесите такие позиции в отдельный список. Не подставляйте вместо результата произвольное большое число, которое будет выглядеть как точный прогноз.
4. Проверьте причины отсутствия продаж
Для каждой подозрительной позиции выясните:
- Был ли товар в наличии в течение анализируемого периода, а не только на дату среза?
- Был ли он выставлен на продажу и доступен покупателю?
- Не относится ли он к будущему сезону, новинкам или ассортименту под заказ?
- Не продавалась ли нужная модификация под другой записью?
- Есть ли спрос на эту позицию в другой точке?
- Нет ли ошибки в документах, цене, карточке или передаче данных из канала продаж?
Позиция могла долго отсутствовать и поступить перед отчётом. Тогда нулевые продажи за прошлый период ничего не говорят о способности продать текущую партию. Для другой позиции причиной окажется неверная выкладка или отсутствие фотографии в интернет-магазине. Уценка до проверки причины не обязательно решит проблему.
5. Оцените деньги в запасе
Для определения очереди разбора используйте стоимость текущего запаса по себестоимости. Она помогает увидеть, какие позиции удерживают больше оборотных средств. Начните с дорогих кандидатов без продаж, затем переходите к менее значимым по сумме.
Цена продажи показывает другую величину — возможную выручку при реализации по этой цене. Её нельзя представлять как уже вложенные деньги или гарантированную сумму возврата. Если себестоимость отсутствует либо выглядит неверной, сначала проверьте исходные поступления: ранжирование по недостоверной стоимости даст неверный приоритет.
Что делать с медленно продающимися товарами
Решение зависит от причины и условий бизнеса.
| Ситуация после проверки | Возможное действие | Что проверить перед действием |
|---|---|---|
| В одной точке товар стоит, в другой продаётся | Переместить часть запаса | Спрос в принимающей точке и стоимость перемещения |
| Спрос есть, но цена мешает продаже | Проверить уценку или акцию на части запаса | Минимальную приемлемую цену и результат пробной продажи |
| Поставщик принимает возврат | Согласовать возврат | Условия поставщика, сроки и состояние товара |
| Товар сезонный или только поступил | Пересмотреть закупку и срок следующей проверки | Сезон, ожидаемый спрос и уже заказанные партии |
| Товар отсутствует физически или повреждён | Разобрать расхождение или основание списания | Пересчёт, состояние и подтверждающие документы |
Назначьте ответственного и дату повторной проверки. Для акции заранее определите, по какому результату её оцените: сколько единиц продано, какой запас остался, что произошло с доходностью. Без этого временная скидка может остаться в каталоге надолго, а исходная проблема сохранится.
Если решение об уценке уже принято и нужно изменить цены группы позиций, посмотрите массовое изменение цен в МойСклад с TrueTell. Выбор товаров и допустимых цен должен предшествовать массовой операции.
Как поддерживать запас и не закупать лишнее
Для регулярного контроля разделите две очереди: что заканчивается и что залежалось. У них разные причины и действия.
В карточке товара можно задать «Неснижаемый остаток»; для модификаций предусмотрены собственные настройки. В отчёте «Остатки» команда «Пополнить резервы» создаёт внутренний заказ по позициям ниже этого уровня. На данном этапе расчёт основан на фактическом остатке без резервов и ожиданий. При последующем создании заказа поставщику можно выбрать вариант с учётом «Доступно». Эти особенности описаны в инструкции по пополнению до неснижаемого остатка.
Сам размер минимального запаса выбирайте с учётом скорости продаж, срока поставки и необходимого резерва на колебания спроса. Не переносите одну величину на весь ассортимент. Перед новым заказом проверьте уже ожидаемые партии и возможность перемещения между точками, особенно если в одной из них обнаружен излишек.
Сохраните простой рабочий список: товар и модификация, склад, дата остатка, количество, себестоимость запаса, продажи за период, причина отклонения, действие, ответственный и срок. После выполнения действия сравните результат на тех же условиях. Регулярность проверки подбирайте по скорости изменения ассортимента: быстро продающиеся товары требуют внимания чаще, чем медленный сезонный запас.
Когда полезна BI-аналитика остатков
Штатные отчёты подходят для проверки конкретного склада и документов. Когда нужно регулярно сравнивать несколько точек, категории, продажи и стоимость запасов, удобнее согласовать единую модель анализа.
В такой модели полезно связать остатки и продажи по идентификаторам товаров и модификаций, показывать дату обновления данных и сохранять позиции с нулевыми продажами. Руководитель должен иметь возможность перейти от общей суммы запаса к товару, складу и причине попадания в список проверки.
У TrueTell есть BI-аналитика для товарного бизнеса с демонстрацией отчётов по остаткам, продажам и магазинам. Обсудить анализ запасов с TrueTell стоит, если ручное сопоставление уже занимает много времени: начните с перечня источников, правил отбора кандидатов и нужных разрезов. Состав отчёта и порядок обновления данных согласуются под задачу компании.
Частые вопросы
Как посмотреть остатки на конкретном складе?
Откройте «Склад → Остатки» и выберите склад в фильтре. Для проверки размера или цвета используйте вариант по товарам, где модификации показаны отдельно. Зафиксируйте дату среза перед сравнением.
Почему «Доступно» больше, чем «Остаток»?
«Доступно» включает ожидание и уменьшено на резерв. Если ожидаемое количество больше резерва, результат окажется выше фактического остатка. Перед отгрузкой сегодня проверьте товар на складе и сроки ожидаемых поступлений.
Товар без продаж за месяц — это неликвид?
Это кандидат для разбора. Проверьте сезонность, дату поступления, наличие в течение месяца и доступность покупателю. Период оценки должен подходить категории; единого срока для всего ассортимента нет.
«Дней на складе» показывает дату последней продажи?
Нет. Это средний возраст оставшихся поступлений. Для оценки скорости реализации сопоставьте текущий запас с продажами за подходящий период, а историю продаж проверьте отдельно.
Как исправить остаток после инвентаризации?
По выявленной недостаче создают списание, по излишку — оприходование. Одна инвентаризация фиксирует расхождение, но сама количество на складе не изменяет. Сначала исключите ошибки исходных документов.
Можно ли просто удалить или архивировать неликвидный товар?
Удаление или архивирование карточки не является способом продать, вернуть или физически убрать запас. Сначала определите хозяйственное действие и оформите его документами. Очистку каталога рассматривайте отдельно после разбора товара и его истории.